Productivité

Comment utiliser Notion, le meilleur outil pour la productivité

Par Pierre, le février 8, 2021, mis à jour le février 16, 2021 - Blog - 5 min read

Vous venez de commencer avec Notion et vous êtes déjà dépassé par ses possibilités infinies. Dans ce guide, nous allons essayer de détailler ce formidable outil et d’expliquer son fonctionnement.

C’est quoi Notion?

Notion est un excellent outil en ligne de gestion des tâches utilisé pour s’organiser en un seul endroit. Il permet de rationaliser l’utilisation de différents outils normalement utilisés par les entreprises pour la collaboration en ligne.

En un mot, Notion permet de révolutionner son organisation professionnelle en réunissant sur une même interface tous les outils nécessaires à la création et à la manipulation des données.

Certaines personnes le comparent à Evernote, mais cette comparaison est injuste.

Des tâches triviales telles que la prise de notes et leur partage avec ses collaborateurs, la manipulation de n’importe quelle feuille de calcul et la collaboration en temps réel sont facilitées par Notion. La philosophie de base de Notion est que chaque utilisateur doit et peut créer tout ce dont il a besoin.

notes and docs notion template

Notion s’efforce de surpasser toutes les applications web concurrentes en améliorant leurs fonctions avec une facilité d’accès améliorée. Cette application comporte de très nombreuses fonctionnalités et les possibilités sont infinies. Que ce soit pour vous ou pour votre équipe, Notion gardera tout le contenu organisé dans un seul endroit. L’utilisateur peut créer et ajouter n’importe quel flux de travail qu’il souhaite pour faciliter son travail.

Mise en place de Notion

La création d’un compte Notion est la même quel que soit l’appareil. Vous n’aurez besoin que d’un simple email pour commencer et créer un compte. Vous devrez ajouter quelques informations personnelles. A noter qu’il est possible de se connecter via son compte Google/Gmail.

Notion vous demandera de répondre à quelques questions de base telles que votre profession et comment vous comptez utiliser l’application Notion. Si vous utilisez la version mobile, l’interface sera légèrement différente. En plus des étapes précédentes, vous recevrez également un court tutoriel avec des images sur l’utilisation de l’application et la navigation dans le menu. Prenez note de tout ce qui vous est expliquer pour en tirer le meilleur parti.

Écran d’accueil

Après avoir officiellement rejoint la communauté Notion, vous devez vous fixer un objectif quant à l’utilisation que vous ferez de cette application. Notion est une application de type ” touche-à-tout ” qui peut être utiliser pour un nombre incalculable de fonctions. Elle peut vous aider à créer et organiser tout ce qui vous passe par la tête. Il est tout d’abord nécessaire de naviguer dans l’interface de Notion pour déterminer ce qu’est l’application et les possibilités qu’elle offre.

Notion utilise le terme “blocs” pour décrire une interface qui aide les utilisateurs à construire tout ce dont ils ont besoin. Le bloc peut être considéré comme un élément de contenu que vous pouvez ajouter à votre page. Vous pouvez ajouter n’importe quel fichier ou contenu multimédia comme des images, du code de programme, du texte ou un fichier Google docs intégré, une base de données, des notes de réunion, un fichier texte, un lien externe, etc. Votre page entière sera composée de ces éléments, qui sont chacun des blocs. 

Vous pouvez tout faire avec les blocs. La version gratuite de Notion fournissait 1000 blocs à ses utilisateurs pour commencer, mais elle est devenu illimité depuis mi-2020. Il n’est plus nécessaire de supprimer les blocs pour libérer de l’espace pour d’autres événements, hormis pour faire un peu de nettoyage.

Comment utiliser l’application

Les équipes de Notion s’assurent que l’utilisateur n’a aucun problème à comprendre l’interface et le fonctionnement de l’application. Ils veillent à ce que l’utilisateur ne soit pas submergé par des informations qui arriveraient d’un seul coup.

blocks in notion productivity tool

Après s’être inscrit, l’utilisateur recevra un e-mail de l’équipe d’assistance lui expliquant comment utiliser cette application riche en fonctionnalités. Ce message contiendra une vue détaillée de l’application et un tutoriel, ainsi qu’une liste des différentes étapes.

Notion est une excellente application, conçue pour fonctionner comme vous le souhaitez. Elle vous procurera une expérience unique où la personnalisation est infinie. Nous allons vous présenter quelques outils nécessaires à la configuration qu’il est recommandé d’essayer.

L’URL de l’espace de travail

Tout projet nécessitant une collaboration ne doit plus être un problème. Les utilisateurs auront la possibilité d’ajouter et de créer un lien URL de l’espace de travail que seules les personnes ayant une adresse électronique validée pourront consulter.

Pour éviter les risques de fuites de données, n’oubliez pas de garder l’espace de travail privé, et vous pourrez collaborer de manière dynamique en temps réel. Partagez vos notes de réunion avec facilité et réduisez la paperasserie. La gestion des bases de données et la manipulation des tableaux sont également facilitées.

Templates intégrés

notion template example

Lorsque les possibilités sont infinies, vous pourriez être dépassé par l’application au début. Notion fournit à ses utilisateurs une liste de templates de base tels que

  • codage,
  • la gestion du calendrier,
  • base de données,
  • postes,
  • etc

pour créer un centre d’information qui peut vous aider à atteindre vos objectifs. Pour les nouveaux utilisateurs, il est beaucoup plus facile de choisir un modèle que de devoir tout faire à partir de zéro.

Une bonne synchronisation

Notion est compatible avec principales plateformes existantes du marché (Mac & Windows, iOS & Android), et les utilisateurs peuvent trouver la solution à tous leurs besoins en un seul endroit.

La plateforme entière est incroyablement fluide ; que vous soyez dans votre voiture ou à votre bureau, avec Notion, vous avez la même vue de l’espace de travail et pouvez vous attendre à ce que le même travail soit effectué sans compromis sur l’expérience.

Vous pouvez créer tout ce que vous imaginez. Même la gestion des bases de données et le partage des notes peuvent être effectués à distance.

Pourquoi devriez-vous obtenir Notion ?

Notion est une excellente application et la future norme de l’industrie. Elle est en passe de remplacer toutes les applications de productivité actuelles à usage personnel et industriel en fournissant tout en un seul endroit.

L’interface est irréprochable et personnalisable et ne nécessite aucune connaissance technique pour être utilisée. Il s’agit d’une application multi-plateforme ayant des applications sur Mac, iOS, Android et Windows.

Cela s’ajoute à l’application web. L’environnement que vous créez est accessible d’un appareil à l’autre sans manquer une seule mise à jour. La gestion des bases de données et le partage des notes avec intégration dynamique n’ont jamais été aussi faciles.

Il existe d’innombrables applications de productivité sur Google, Notion les a regroupé toutes au même endroit.

Ne tombez pas dans la fausse impression que Notion est seulement utile pour la partie pro. Vous pourrez également organiser les tâches personnelles quotidiennes courantes telles que la prise de notes, la création d’une liste de course mais aussi vos calendriers financiers.

for whom is notion better

Cette riche plateforme transformera la fonctionnalité et l’accessibilité afin d’exploiter le plus haut niveau de collaboration possible. Partagez votre travail avec votre équipe, gérez votre base de données, créez votre liste de tâches quotidiennes et surveillez ou attribuez des tâches de manière dynamique et en temps réel.

Il n’y a jamais eu de meilleur système pour les bases de données. Supprimez les anciennes applications de productivité du tableau. Ajoutez cette formidable application et cet outil à votre liste de choses à faire, simplifiez toutes les tâches, gardez une trace des choses et faites passer votre gestion de projet au niveau supérieur. Il n’y a qu’une seule meilleure application qui soit là pour rester, et c’est Notion.

Pierre